CasaVera

PRIVACYREGLEMENT ST. DE KRUIMELSCHAAR EPE

CLIËNTEN

St. De Kruimelschaar (Hierna DK) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van haar vrijwilligers, cliënten en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, in lijn met de relevante desbetreffende wetgeving.

In dit privacyreglement staat beschreven hoe DK bedoelde gegevens verwerkt en bewaart.

  1. Van vrijwilligers en cliënten worden gegevens vastgelegd die nodig zijn voor de werkzaamheden en het functioneren van DK en het nakomen van wettelijke en contractuele verplichtingen.
  2. DK verwerkt persoonsgegevens van cliënten en hun naasten met als doel het mogelijk maken van vrijwillige palliatieve terminale zorg aan cliënten in de laatste levensfase en hun naasten. Daarnaast worden gegevens vastgelegd om te voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen in het kader van deze activiteiten.
  3. Gegevens van personen die via de website of telefonisch informatie aanvragen over DK en haar activiteiten worden vastgelegd om aan de informatieverstrekking te kunnen voldoen. Namen en emailadressen worden vastgelegd om relevante post te kunnen verzenden. Voor het vastleggen van de gegevens wordt toestemming gevraagd aan betrokkenen, tenzij verwerking nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
  4. De registratie van gegevens van cliënten wordt gevoerd op naam van de cliënt. In het register van verwerkersactiviteiten legt DK vast welke gegevens worden geregistreerd. De persoonsgegevens worden door cliënt en/of namens deze verstrekt in een intakegesprek. Daarnaast kunnen gegevens worden verstrekt door andere zorgverleners, indien dit nodig is voor een goede zorgverlening. Naast gegevens van cliënt kunnen (contact)gegevens van naasten worden geregistreerd. Zij worden door cliënt of naaste verstrekt.
  5. DK is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Binnen de afdeling is 1 persoon verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van cliënten, naasten en andere externen. Dit is voor het hospice / palliatieve zorg: mevr. I. Wiersinga, tel. 06 30667942, voor andere afdelingen mevr. Z. Nooteboom, tel. 06 10135980.
  6. Het feitelijk verwerken van persoonsgegevens is binnen DK belegd bij coördinatoren, die de dagelijkse leiding over de activiteiten van de organisatie hebben, resp. het verantwoordelijke bestuurslid. Zij kunnen de informatie inzien, aanpassen en wijzigen. Uitvoerend vrijwilligers en andere zorgverleners hebben toegang tot alleen die gegevens die van belang zijn voor de hun toebedeelde feitelijke zorgtaak. Coördinatoren en uitvoerend vrijwilligers hebben een geheimhoudingsplicht tav deze gegevens.
  7. Tijdens het verblijf in het hospice is een papieren dossier voorhanden met gegevens die relevant zijn voor de vrijwillige palliatieve terminale zorg. De zorgverleners van cliënt, de betrokken vrijwilligers, de cliënt zelf en/of diens naasten hebben toegang tot dit dossier. Aan cliënt wordt hiervoor toestemming gevraagd. Deze wijze van bescherming van de persoonsgegevens wordt besproken met Cliënt en/of diens naasten.
  8. DK kan andere partijen inschakelen die toegang wordt verleend tot persoonsgegevens, met het doel DK in haar activiteiten te ondersteunen. In een verwerkersovereenkomst worden deze partijen dan verplicht de AVG na te leven. Zij dienen zich maximaal in te spannen om de persoonsgegevens te beschermen.
  9. Gegevens van betrokkenen worden niet verstrekt aan derden als zij geen rol hebben bij de zorg voor de cliënt. Verstrekking aan andere zorgverleners vindt plaats als dit in het belang van de zorg aan cliënt is. Betrokkene wordt hierover geïnformeerd.
  10. Ten behoeve van onderzoek of statistiek kunnen derden desgevraagd geanonimiseerde gegevens krijgen. Deze gegevens zijn nooit te herleiden tot een persoon. Alleen de verantwoordelijk functionaris, genoemd onder 5 kan beslissen over het verstrekken van geanonimiseerde gegevens aan derden.
  11. Eenmaal per jaar worden geanonimiseerde gegevens verstrekt aan VPTZ Nederland. Doel hiervan is het in kaart brengen van ontwikkelingen rond vrijwillige palliatieve terminale zorg in Nederland.
  12. DK handelt in lijn met de wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de AVG:

-betrokkene wordt bij de start van de vrijwillige palliatieve terminale zorg gevraagd toestemming te verlenen voor het verwerken van gegevens,

-betrokkene heeft het recht geregistreerde gegevens in te zien,

-betrokkenen heeft het recht gegevens aan te passen en/of te laten verwijderen, tenzij er een wettelijke plicht is tot het bewaren van gegevens,

-betrokkene kan voor vragen over de verwerking van zijn persoonsgegevens contact opnemen met de functionaris, genoemd onder 5.

-ter verificatie vraagt DK van betrokkene een kopie van het identiteitsbewijs (BSN en foto afgeschermd).

  1. DK heeft maatregelen getroffen om de geregistreerde persoonsgegevens te beveiligen:

Technische maatregelen:

-beveiliging van de software .

               Organisatorische maatregelen:

-beperking in toegang tot de gegevens tot geautoriseerde personen,,

-toegang tot de applicaties alleen via een gebruikersnaam en wachtwoord,

-papieren dossier staat achter slot en grendel. De sleutel berust bij de coördinator van dienst.

  1. DK houdt zich aan wettelijke bewaartermijnen.

-voor het verkrijgen van subsidie van het ministerie voor vrijwillige palliatieve terminale zorg dienen gegevens van cliënten 10 jaar bewaard te worden.

-facturen die aan cliënten zijn verzonden voor de eigen bijdrage hebben een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

-Indien geen wettelijke bewaartermijn van toepassing:

-gegevens van betrokkenen die informatie hebben opgevraagd bij DK worden maximaal 6 maanden bewaard.

     15. DK houdt zich het recht voor dit privacyreglement te wijzigen.

De bepalingen onder de nrs 2, 7, 11, 12 1e -, 14 1e - zijn alleen van toepassing op cliënten in de vrijwillige palliatieve terminale zorg.

Aldus besloten in de bestuursvergadering van 29 mei 2018,

Secretaris,

Voorzitter,